奈良市および大和郡山市 医師会では、株式会社日本エンブレースが提供するMCS(Medical Care Station)を「奈良あんしんネット」として採用しています。

運用ポリシー

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2017年7月

奈良市医師会大和郡山市医師会奈良市医師会および大和郡山市医師会

医療と介護の連携連絡ツール「奈良あんしんネット」運用ポリシー(VER2.0)

(本ポリシーの目的)

第 1 条 この運用ポリシーは、医療と介護の連携連絡ツール「奈良あんしんネット」(以下、奈良あんしんネットという。)で使用される機器、ソフトウエア及び運用に必要な仕組み全般について、その取扱い及び管理に関する事項を定め、奈良あんしんネットを適正に利用することに資することを目的とする。

(奈良あんしんネットの目的)

第2条 奈良あんしんネットの目的は、地域包括ケアに関わる多職種及び患者・家族の間で、ICTを用いたコミュニケーションを行うことで、人と人の連携を深め、地域の医療・看護・介護の質を向上させ、安全性を高め、最終的には、地域包括ケアシステムの構築と発展に貢献することである。

(使用 ICT システム)

第3条 奈良あんしんネットでは、ICTシステムとして、(株)日本エンブレースが運営する完全非公開型医療介護専用SNS「メディカルケアステーション」(以下、MCSと略)を使用する。

(奈良あんしんネットの位置付け)

第4条 奈良あんしんネットはコミュニケーションのための連絡手段であり、診療・看護・介護等の記録ではない。奈良あんしんネットは「顔の見える関係」を基盤とした上で、従来の連絡手段を補完・補強する形で利用する。

(他の連絡手段との使い分け)

第5条 状況に応じて、電話、FAX、面談など他の連絡手段との使い分けや併用を行う。特に、緊急の用件では、奈良あんしんネットのみの連絡は行わないで、電話を利用する。

(運営)

第6条 奈良あんしんネットの運営は、一般社団法人奈良市医師会と一般社団法人大和郡山市医師会が共同で設置する「奈良あんしんネット運営委員会」が行う。

(事務局)

第7条 奈良あんしんネット事務局は、一般社団法人奈良市医師会事務局内部に置く。

(利用の対象者)

第8条 1)奈良市および大和郡山市内の地域包括ケアに関係する施設・組織に属する者。

2)奈良市および大和郡山市内の利用者が地域包括ケアを行う上で関わりがある両市外の地域包括ケアに関係する施設・組織に属する者。

(法令及びガイドライン)

第9条 事業者は医師法、医薬品医療機器等法、個人情報保護法等の各種法令を遵守し、以下のガイドラインを十分理解したうえで、奈良あんしんネットを利用することとする。

・厚生労働省 医療・介護関係事業者における個人情報の適切な取扱いのためのガイドライン 最新版

・厚生労働省 医療情報システムの安全管理に関するガイドライン 最新版

・一般社団法人保健医療福祉情報安全管理適正評価協会 医療情報連携において、SNSを利用する際に気をつけるべき事項 最新版

(利用申込)

第 10 条 新たに奈良あんしんネットを利用する事業所は関連する医師会(奈良市医師会もしくは大和郡山市医師会)に対して「利用申込書」及び「連携守秘誓約書」を提出し、奈良あんしんネットの適正な運用に努めるものとする。 (利用申込書・・・別紙様式1-1~2、連携守秘誓約書・・・別紙様式2-1~2)

(連携元事業所)

第 11 条 患者の情報共有を行う場合は、該当する患者を管理する医療機関(かかりつけ医が所属する医療機関)が「連携元事業所」となり、患者情報の管理及び参加メンバーの管理を行う。

(連携元事業所の責務)

第 12 条 連携元事業所は、以下の業務を行う。

・ 奈良あんしんネットのグループ登録(患者、自由グループ)及び削除管理

・ 奈良あんしんネットの各グループへのユーザーの招待及び解除

(奈良あんしんネット管理者の設置)

第 13 条 事業所管理者は、必要な情報にアクセスが許可されている従事者だけがアクセスできる環境を維持するために、奈良あんしんネット管理者を設置し、奈良あんしんネットの管理運用を行う。

(奈良あんしんネット管理者の責務)

第 14 条 奈良あんしんネット管理者は奈良あんしんネットの適正な利用がされるように、以下の業務を行う。

・ 奈良あんしんネット の患者情報、個人情報等の管理全般
・ 奈良あんしんネット で利用するIT機器の管理
・ 奈良あんしんネット のIDの管理
・ 奈良あんしんネットの各グループへ招待されたメンバーの招待承認及び解除
・ 奈良あんしんネット への事業所内スタッフ登録及び削除

(スタッフ誓約書と教育)

第 15 条 事業所管理者は、奈良あんしんネットを利用する従事者と守秘義務に関する誓約書を交わすとともに、奈良あんしんネット管理者及びユーザーに対して定期的に教育を行うこと。なお、既に守秘義務に関する誓約書を取り交わしている場合は、省略できるものとする。

従事者誓約書の記載内容のポイントは以下のとおりである。 (従事者誓約書・・・別紙様式3)

  • 従事者は、就業規則やマニュアルなどの諸規定を遵守し、患者等の個人情報のみならず、事業所内で知り得た業務に関連する一切の情報をも許可なく漏えいしてはならない。
  • 退職後も、知り得た情報を漏えいしない。
  • IT機器について、適切な取扱い及び管理を行う。
  • 事業者が定めた利用目的外での使用を禁止する。
  • 患者その他の第三者のプライバシー、その他の権利を侵害するような行為を一切しない。

(奈良あんしんネットの管理患者タイムライン)

第16条 第16条 1)患者タイムラインでは、一人一人の患者に関して、地域包括ケアを行う上で必要な患者個人 情報を含む多職種間のコミュニケーションを行う。
2)患者タイムラインの管理(設置、参加する多職種の登録・削除など)は、主治医又は主治医 の指示を受けた多職種が行う。
3)患者タイムラインに、全ての患者を登録する必要はない。
4)当該患者の地域包括ケアに関係しており、信頼関係の確立している多職種のみを参加させ る。
5)任意で、患者・家族参加のタイムラインを設置できる。
6)患者が死亡した場合は、管理者が適切な時期に、患者タイムラインを保管リストへ移動す る。
7)患者・家族から、患者タイムラインの内容の完全削除の希望があった場合は、運営会社に削 除を依頼する。
8)患者タイムラインの具体的な使い方に関しては、管理者を中心に、参加者の間で、事前に、 取り決めをしておくことが望ましい。

(患者同意)

第 17 条 連携元事業所は、奈良あんしんネットで情報共有を行うにあたって、患者もしくはその家族と

「患者同意書」を交わし、双方が所持するものとする。 (患者同意書・・・別紙様式4)(奈良あんしんネット利用上の留意事項)

第 18 条 連携元事業所、奈良あんしんネット管理者及びユーザーは別紙【奈良あんしんネット利用上の留意事項】に留意して、奈良あんしんネットを利用する。

(ID・パスワードの管理)

第 19 条 奈良あんしんネットの ID 及びパスワードについては、以下の事項により管理することを推奨する。(1) パスワードはメモを残したりせず、人目にふれないように細心の注意を払ってユーザー個人が 管理し共有しない。
(2) 一つの ID を複数人で共有しない。
(3) パスワードは、英数混合8ケタ以上とし、定期的(最長で2か月に1回)に必ず変更する。
(4) 利用が終わったら必ずログアウトする。
(5) パソコンの場合、離席時にも必ずログアウトする。
(6) スマホ、タブレットやパソコンなど、利用するすべての端末にはロックをかける。

(IT 機器のセキュリティ対策)
第 20 条  IT 機器のセキュリティ対策については、以下の事項により管理することを推奨・検討する。

(1)情報機器に対して起動時パスワード(英数混合 8 文字以上)を設定すること。設定にあたって は推定しやすいパスワードを避け、定期的にパスワードを変更すること。
(2)情報機器には、例えばファイル交換ソフト(Winny 等)をインストールしないこと。
(3)情報機器には適切なウイルス対策ソフトをインストールしておくこと。
(4)ブラウザは ID やパスワードを記憶する設定にしないこと。
(5)奈良あんしんネットの操作においては、定められた手順を守り、情報のダウンロード、コピー やスクリーンショットの取得を行わないこと。
(6)リモートワイプサービスを利用することを検討。
(7)緊急回線停止サービスを利用することを検討。
(8)端末管理・利用者管理(MDM)サービスを利用することを検討。
(9)情報及び情報機器を持ち出す場合には、持ち出す情報の内容、格納する媒体、持ち出す目的、 期間等を書式で奈良あんしんネット管理者に届け出て、承認を得ること。
(10)ユーザー個人所有の端末を業務で使用する場合には、事業所ごとの判断で紛失時等の情報漏洩 リスクを考慮し、同様の運用を行うものとする。

(内容の二次利用の原則禁止)

第 21 条  奈良あんしんネットの内容(テキスト、画像、各種ファイル等)の二次利用(利用端末にダウン ロードする、コピーする、印刷するなど)は原則として禁止する。ただし、患者の地域包括ケアの ために直接利用する(奈良あんしんネットの内容を診療・看護・介護記録に残す、施設の他の従事 者に伝える、患者・家族への説明に使うなど)目的の場合は、その内容の提供者が許可すれば、二次利用しても良い。その場合でも、他の施設からの情報提供書などの文書などの内容は、二次利用 を禁止する。事前に、参加者の間で、二次利用に関する取り決めをしておくことが望ましい。 奈良あんしんネットの内容を、患者の地域包括ケアに直接関係しない目的(勉強会・学会発表など) で使用する場合は、患者タイムラインの管理者及び内容提供者の許可を得た上で、患者や内容提供 者の個人情報が漏洩しないように、抜粋や加工を行うなど、十分な配慮を行う。

(災害時連絡手段としての活用)

第 22 条 災害時には、人の生命の保護を優先する観点から、「奈良あんしんネット」を災害時連絡手段と して利用するために、ユーザー以外の利用を特別に許可する場合がある。但し、詳細は別途定める。

(その他)

第 23条 その他、この規程の実施に関し必要な事項がある場合は、事業者がこれを別に定めることができる。

附則

第1条  この規程は平成29年2月7日から施行する。
第2条 この規程の一部を改訂し、平成29年7月11日から実施する。

【奈良あんしんネット利用上の留意事項】

(1)連携元事業所

・ 奈良あんしんネットで患者単位のグループを作り、それぞれの患者ごとにアクセスする必要のあ る事業所内外の医療介護従事者のみを招待して患者単位のチームを作る。1つのグループで複数の 患者個人情報が混在するような運用は避ける。
・ 連携元事業所は、該当するユーザーが辞めた時や担当から外れた時には、スタッフ削除や参加し ている患者グループのメンバーから解除するなど適切な処理を行う。また定期的に、患者グループ ごとに、参加しているメンバーが適切であるかどうかの精査を行う。

(2) 奈良あんしんネット 管理者 ・ 奈良あんしんネット管理者は、奈良あんしんネットを利用しなくなった患者について、「保管機能」 を使って速やかに保管庫に移す。
・ 奈良あんしんネット管理者は、奈良あんしんネット の安全かつ適正な運用管理を図り、ユーザー の不正利用が発生した場合等は、そのユーザーの奈良あんしんネットの利用を制限もしくは禁止す る権限を有する。
・ 奈良あんしんネット 管理者も、以下に示す 奈良あんしんネットユーザーの利用方法を遵守する。

(3)奈良あんしんネット ユーザー ・ 情報セキュリティに十分に注意し、奈良あんしんネット の ID やパスワードを事業所スタッフ を含む利用者本人以外の者に利用させたり、情報提供してはならない。
・ 患者グループに招待を受けたユーザーは、自分がその患者グループに参加することがふさわしい かどうかを判断してから、招待の受理を行う。
・ 各患者グループへの書き込みはその患者に関することのみとし、別の患者の情報を書き込まない。 ・ 各患者グループへの書き込みは、奈良あんしんネット の位置づけを十分理解した上で、適切な範 囲内での情報共有の場として利用する。
・ 奈良あんしんネット のグループごとに常にだれが参加しているのかをわかりやすくするために も、奈良あんしんネット の個人設定で、スタッフごとにプロフィール、顔写真を登録する。
・ 自分が担当からはずれた時には、該当する患者グループから、すみやかにメンバーから「解除」 を行う。
・ 事業所を辞めた時など、奈良あんしんネット を利用する必要がなくなった時は、事業所から貸与 されている端末があれば返却し、スタッフ誓約書に基づいて、必要な手続きを行う。
・ 奈良あんしんネット ユーザーは、書き込みに際して、確定操作(入力情報が正しい事を確認する 操作)を行って、入力情報に対する責任を明示すること。
・ 奈良あんしんネット ユーザーは、与えられたアクセス権限を越えた操作を行わないこと。
・ 奈良あんしんネット ユーザーは、奈良あんしんネット のシステム異常を発見した場合、または 使用する機器が紛失もしくは盗難等にあった場合には、速やかに奈良あんしんネット管理者に報告 し、その指示に従うこと。
・ 奈良あんしんネット ユーザーは、不正アクセスを発見した場合、速やかに奈良あんしんネット管 理者に連絡しその指示に従うこと。

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