奈良市および大和郡山市 医師会では、株式会社日本エンブレースが提供するMCS(Medical Care Station)を「奈良あんしんネット」として採用しています。

奈良あんしんネットQ&A (令和元年7月改定)

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≪MCS、セキュリティについて≫
 MCS と「奈良あんしんネット」の違いは何ですか。
A 「奈良あんしんネット」と「MCS」のシステムそのものに違いはございません。MCSを利用するに際し、奈良市と大和郡山市で独自のルール(運用ポリシー)を設定しており、そのルールに則った運用上の愛称として「奈良あんしんネット」と名付けております。
 また、奈良あんしんネットの運用ポリシーに同意いただいた施設は名称の前に付番(奈良市に申請の場合:N●●●●・・・、大和郡山市に申請の場合:Y●●●●・・・)が付いており、ユーザー間でポリシーに同意した施設であるかが判別できるようになっております。
なお、奈良あんしんネットに登録する全参加施設の管理者のみが参加するグループを設け、運用上の事務連絡や多職種連携に係る情報交換の場として利用しておりますので、是非ご参加ください。
 運用ポリシーに、システム異常や不正アクセス、情報や機器の紛失等のトラブル時、ユーザーが管理者に報告するところまで記載されていますが、管理者はその後どうするのか、という部分の記載がないため、医師会の事務局まで報告しなくて良いのでしょうか。
 (医師会に報告しないとすると、他の事業者で発生した問題を知らずにそのまま個人情報を掲載し続けるという問題が生じ、被害が拡大してしまうのではないか、と考えます。)
A 基本的に運用ポリシーに則りパスワード管理やセキュリティ対策を適正に行っていただいている場合は、不正アクセスやパスワードの漏洩はないと考えます。運用ポリシー第19条で、離席時や利用(通信)終了時は必ずログオフすることや、端末はロックを掛けておくように求めています。これらを日頃守っていただければ、紛失が原因での情報漏洩は起きません。
機器は当会から貸与ではなく、各事業所の備品か個人の端末をご利用いただくこととなりますので、当会へ紛失したとの報告も不要と考えます。
万が一、何らかの原因でパスワード漏洩が起き不正アクセスの恐れがある場合は、管理者責任において貴施設のユーザーに対しパスワード変更を指示いただくこととなります(端末を紛失しても、元のメールアドレスとパスワードにより他の端末からログイン後、パスワードを変更できます)。変更によって不正アクセスは排除できます。但し、不正アクセスによって第三者にパスワードが変更されてしまい正規ユーザーがログインできない場合は、当会へご報告いただければ、登録IDよりそのユーザーの使用を停止させます。また他施設のユーザーで不正アクセスを疑う場合は、該当施設管理者へ連絡しますので当会にご連絡ください。さらにシステムそのものの異常があった場合も同様に、当会へご連絡ください。
なお、厚生労働省よりガイドライン5.0版が示されており、同ガイドラインの71ページに、システム異常や不正アクセス、情報や機器の紛失等のトラブル時の対応時の相談窓口の連絡先が記載されております。標的型メールを受信した、Webサイトが何者か に改ざんされた、不正アクセスを受けた等のおそれがある場合は、下記連絡先に相談することも可能です。
連絡先 情報処理推進機構 情報セキュリティ安心相談窓口(℡03―5978―7509)
≪運用ポリシー、同意書について≫
 <別紙様式4>の同意書は訪問診療を前提にした文面のため少し使いにくいのですが同意書は必須ですか。
A <別紙様式5>通院患者様用の同意書を作成しましたのでご利用ください。
 奈良あんしんネット上での個人情報の取扱いに関する同意書について質問です。当院で以前より使用している個人情報使用同意書にはICTに関する内容は記載しておりません。ICTに関する内容を追記して使用できるでしょうか。
A 患者様からあんしんネットに参加する際の個人情報を扱うことに同意を求めることが本来の目的ですので、必ずしも奈良あんしんネットの<別紙様式4・5>である必要はありません。それぞれの医療機関で利用されている同意書に、ICTに関する内容を追記してご使用いただけます。
≪登録について≫
 病院(登録済)内の連絡ツールとして多職種間で気軽に利用したいと考えています。登録はできますか。(運用ポリシーなどの同意には抵抗がある職員もいます)
A 連絡ツールとして利用(グループ、つながり)であれば、まずは運用ポリシー等の同意なしで利用していただいても結構です。使い勝手を理解していただいたら、その後は運用ポリシーに基づき正規の利用をお願いします。
Q 現場のスタッフは登録を希望していますが、施設管理者が登録を拒んでいて登録できません。
A グループ・つながりの利用のみであれば自己登録(付番なし)で利用することもできます。但し、使い勝手をご理解いただき、患者情報のやりとりが増えてくるようであれば正規の申請をお願いします。施設管理者は書面上で同意していただき、「奈良あんしんネット」管理者は実務者にしていただくことがおすすめです。必要に応じて、当会の医介連携支援センターのスタッフが施設管理者へのご説明もいたしますので、よろしければご相談ください。
 複数の事業所の管理者が同じ場合、事業所管理者はそれぞれの事業所に登録してもいいですか。
A 奈良あんしんネットへの登録は、基本的にはご利用される方1人に1つのメールアドレスで、一事業所のみの登録になります。事業所管理者が「奈良あんしんネット」管理者になっていただくことが最善と考えますが、事業所管理者と「奈良あんしんネット」管理者は別とお考え下さい。利用申込書(様式1-11-2)の「事業所管理者氏名」は同じ管理者の方でも良いですが、利用者名簿の「奈良あんしんネット」管理者は事業所ごとに管理者を立ててください。また、「奈良あんしんネット」管理者は、「利用者名簿」の職種の頭に◎をつけてください。なお、奈良あんしんネット管理者は、よく利用される方になっていただくことがおすすめです。
 
Q MCSに登録済みのメールアドレスを別施設でも登録し、両施設で同一メールアドレスの併用はできますか。
A 同一メールアドレスで複数(2施設以上)の施設所属はシステム上できません。各施設で別メールアドレスでの登録は可能ですが、ログイン時に別施設の情報が同時に見られない等の不便があるため、あまりおすすめできません。代替え案として、同法人のグループを作成し、グループへの参加で情報共有されることをおすすめします。
 施設を閉鎖します。MCS登録スタッフのアカウントの他、施設自体の情報も完全削除できますか。
A 施設自体の情報もエンブレース㈱にて完全削除できます。その際、登録スタッフ全員のメールアドレス情報が必要です。施設自体を完全削除した場合、患者リスト、グループ、全ての投稿が見られなくなります。
≪利用について≫
 医師が通院患者に対して、「奈良あんしんネット」を使用しても良いですか。   
A 「奈良あんしんネット」は訪問診療のみではなく、医療と介護に関わる方に幅広く利用していただきたいと考えていますので、是非ご利用ください。
 夜間や緊急用に事業所で共用しているスマートフォンがあります。「奈良あんしんネット」で、夜間や緊急用に1つのメールアドレスを共用することはできますか。 
A 1人が2つのメールアドレスを持つことや、1つのメールアドレスを複数人で共有することはおすすめしていません。1人につき1つのメールアドレスで登録し、「奈良あんしんネット」のご利用をお願いしています。
 以前、患者リストを立ち上げると職場のスタッフが全員入ってきました。職場のスタッフを増やそうと思っているのですが、担当スタッフだけを選択する等の方法はありますか。
A 以前は患者リストを立ち上げた施設のスタッフ全員が紐付で入ることになっており、患者リスト立ち上げ後に関係のないスタッフを外す作業が必要でしたが、現在は、患者リスト作成時に設定を進めると同施設のスタッフ一覧が表示され、誰を自動で招待するか選択できるようになりました。(患者の名前と性別を入力すると、同施設のスタッフ一覧の選択画面が設定されました)また、従来通り一括でスタッフ全員を自動で招待することもできます。
 「奈良あんしんネット」の利用者について 
①圏域の地域ケア会議のグループを作って利用しても良いですか。
(包括、居宅介護支援事業所、介護事業所、社会福祉協議会、認知症カフェ、URウェルフェアグループ)
②困難ケースを対応する支援ネートワークがあります。支援ネットワークのメンバーも奈良あんしんネットを利用できますか。
【事例】高齢の母と障害者の引きこもり状態の息子と二人暮らしのケース
 社会福祉協議会、保健所、子育て支援課、障害相談事業所、居宅介護支援事業所、ヘルパー、民生委員、児童委員などの関わりがある。高齢の母は診療所を受診しているが、支援ネットワークに医師はあまり入っていない。
A ①の場合のグループは、医師以外の方も立ち上げが可能で自由にご利用いただけます。
  ②の場合、個人の情報をやりとりする患者リストの管理者は、医師または医師による指導のもと医師に代わって患者リストの管理者として動くことを依頼された方です。できる限り医師に参加していただくようおすすめください。「奈良あんしんネット」は、医療と介護の専門職を対象としております。専門職ではなくても地域包括ケアシステムの中で関わりのある事業所(例えば福祉用具会社やURなど)に所属している方はご相談ください。なお、民生委員や児童委員は所属施設がなく個人となるためご利用いただけません
 
Q 所属施設を変更したいのですが、これまでの書き込みは引き続き利用できますか。
A 所属施設の変更作業はエンブレース㈱にて代行します。作業に伴い、以下のご確認・ご了承が必要です。
 ・施設変更に伴い、施設変更になる方のMCSにログインするためのパスワードが再発行となります。
 ・現在所属している施設で作成された患者リストがある場合、引継ぎができませんのでご了承ください。
  ※招待を受け参加した患者リストやグループは引き続きご利用いただけます。
 ・今まで「職場の情報共有」に投稿したメッセージは見られなくなります。
 ・作業の都合上、一時的にログインできない時間帯ができます。変更希望の時間帯などございましたらご教示願います。
 施設の管理者を変更したいのですが、手続きは必要でしょうか。
A MCS上で変更できます。
「職場の情報共有」→メンバーの写真の横にある「人数」→新管理者を「管理者に設定」→新管理者が元の管理者を管理者設定から外せば変更完了です。
Q 招待メールが届きません。
A ①お使いの端末設定により、メディカルケアステーションの招待メールがゴミ箱や迷惑メールフォルダに分類されてしまっている場合がございます。 お手数ですが、ゴミ箱・迷惑メールフォルダを再度ご確認いただきつつ、「@medical-care.net」のドメインに関して迷惑メールの分類から外していただくか、受信許可のリストに加えていただくようお願いします。 ※具体的な操作方法につきましては、ご利用の携帯会社の窓口にお問い合わせください。
②手動でメールアドレスを入力した場合、間違ったアドレスを入力してしまう場合がございます。お送りする前に再度のご確認をお願いします。 また、すでにMCSを利用されている方をご招待される場合は、MCSに登録をされているメールアドレスへ招待いただくくようお願いします。
③管理者ではない方が、所属している施設に新しいスタッフ様を追加する場合、または患者リストやグループに新しいスタッフを追加する場合は、一度管理者様に通知が届き、管理者様の「承認」が必要となります。 招待をされたい方に通知が届かない場合は、一度管理者様にお問い合わせいただくようお願いします。なお、承認はMCSログイン後「お知らせが届いています(○件)」より確認が可能です。
「患者リスト」「グループ」を削除した場合、「保管・削除」リストに保管されますが、完全削除はできないのでしょうか。
A 現在システム上で完全削除することはできません。
 個人の携帯電話のアドレス(docomo.ne.jp等)を奈良あんしんネットで登録しました。パソコンやスマホ等で利用できていますが、携帯電話(ガラケー)では「メッセージが届いています」というお知らせはメールで届くのですが、内容を見られません。携帯電話(ガラケー)では奈良あんしんネットを使用できないのでしょうか。
A ドメイン設定で受信できるようにしていれば、お知らせなどは携帯電話のメールアドレスでも届きます。但し、ガラケーの場合、メール文中のURLへ飛べないため、実質は使用できません。
Q  iPhoneのスマホで奈良あんしんネットを利用時、トーク画面でファイル添付(クリップマーク)を押すとカメラが起動してすぐに写真を撮ることができますが、アンドロイドのスマホではトーク画面でファイル添付マークを押してもカメラが起動せず写真が撮れません。一旦、スマホのカメラ機能を立ち上げて写真を撮り、端末フォルダに保存された写真データを添付することはできますが、手間がかかります。機種により、カメラが立ち上がらない様なシステムなのでしょうか。
A 現在、iPhoneではMCSの「アプリ」、「インターネットブラウザ」のいずれからのログインでもカメラ機能がすぐに立ち上がりますが、アンドロイドでは「アプリ」でログインした場合、メーカーの使用によりカメラ機能がすぐに立ち上がらないことがあります。その場で撮った写真をアンドロイドのスマホですぐに添付したい場合は「インターネットブラウザ」にてログインのうえご利用をお願いします。
 動画を添付し再生する際、1分程度のファイルデータしか再生できないケースが多くあります。実際の添付ファイルの容量、再生時間はどのくらいでしょうか。
A 添付できる動画ファイルはMCSシステムでは50MB程度です。例えば、iPhoneのビデオ撮影機能では1分間で約60MBの容量のため、高画質で長時間の動画を添付し再生したい場合、分割や数回に分けての送信をお願いします。iPhoneは元々が高画質のため、5分~10分再生するには大幅に画質を落として容量を小さくする必要があります。
 患者リストに患者の家族を招待したいと思っています。患者リストの「患者側」を選択すると、まず患者のメールアドレスを求める画面が出ますが、患者本人はアドレスを持っておらず意思疎通もできません。家族だけを「患者側」に招待することは可能ですか。
A 2つの方法があります。
①本人のメールアドレスとして無料のフリーメール(GmailYahooメール等)で1つアカウント取得し、登録します。本人登録後、家族を招待します。但し、本人が登録メールアドレスを使用しておらずとも、メールで情報が届きます。
②患者本人に、家族のメールアドレスで登録します。但し、患者として名前が表記されるため、分かりやすいように表記変更できます(〇〇様の娘 等)。患者の顔マークアイコンを押すと、「かかりつけ」「本人」「データ」の右下にある「編集」から名前等を変更できます。
エンブレース㈱としては①がおすすめですが、実際は①、②のいずれの方法も使われています。
 病院の透析部門において、災害時の安否確認や病院機能の稼働状況を病院から患者へ送信し、個々の患者から病院へ返信できるシステムを奈良あんしんネットで作りたいと考えています。個々の患者リストへ一斉に情報を配信するか、災害時に備えたグループを作り複数の透析患者が参加し、そのグループ宛に一斉に情報配信することはできますか。
A 個々の患者リストに対し、災害時等に情報を一斉送信することはできません。必要な情報については個別送信をお願いします。また、患者は、患者リスト以外のグループに参加して奈良あんしんネットを使用することはできません。
 本人認証について教えてください。医師免許証で写真アップロードを試みましたが、認証された印であるレ点チェックが写真の右下に付きません。何故でしょうか。
A レ点マーク表示の意味は、これまでは医療関係者であることを認証した印でした。厚生労働省のガイドラインに沿ってセキュリティ強化を図るために平成30年5月より二要素認証システムが導入され、1台の端末に対し認証された1名が使用していることを表すチェックマークとなりました。基本的には1人に1台の端末使用を推奨していますが、1台の端末で複数名が使用される施設等も現実的にはあります。その場合、有効化をOFFにすれば1台の端末でも複数名がログインして使用できます。有効(ON)、無効(OFF)は常時切り替え可能です。クライアント証明書をインストールしても自動では「有効化」されず「二要素認証を有効化」を押すことで初めて認証され、他の人がその端末へログインできなくなります。
以前その端末で、クライアント証明書をインストールのうえ使用していた人が転勤や異動で不在になった場合も、無効(OFF)にしていれば別の新しい方がログインしてその端末を使用できます(但し、レ点は付きません。エンブレース㈱にて以前の使用者の認証を外してもらえば、新たに認証設定できるようになります)。もし有効(ON)の状態で別の人がログインできない状況の場合、エンブレース㈱へ連絡し、認証解除等を対応のうえ再設定することで、使用できるようになります。
 参加している患者リストから、自分で退出できますか。
A はい、ホーム画面から該当の患者リストを選択→メンバーの写真横にある「人数」をクリック→「編集」→「解除」を押すと退出できます。(※解除後、同じ患者リストに再度参加したい場合は、管理者の招待が必要です。)
Q 患者の担当者が変わりました。患者リストから従来の担当者を解除し、新しい担当スタッフに変更できますか。
A 患者リストの管理者による操作で変更できます。
《解除方法》ホーム画面から該当の患者リストを選択→メンバーの写真横にある「人数」をクリック→「編集」→「解除」を押す
《招待方法》ホーム画面から該当の患者リストを選択→メンバーの写真横にある「人数」をクリック→「+招待する」を選択→ここからは2つの招待方法があります
【つながりからの操作】招待したいユーザー氏名横にある「+」を選択→「完了」を選択→招待完了
【メールアドレスを入力して招待する操作】「メールで招待」を選択→メールアドレスを入力し、「確認する」を選択→「送信する」を選択→完了
 ※招待相手に通知が届きます《招待を受けた側の操作》MCSにログイン→「お知らせが届いています」を選択→「参加」を選択→「参加する」を選択→完了
 キーワード検索できますか。
A はい、ログイン後のホーム画面に、名前、施設名、フリーワードを入力し検索できる枠があります。
 全参加施設グループに参加している管理者以外のスタッフとつながりたいです。簡単につながる方法はありますか。
A ホーム→検索画面→施設名を入力→施設を選択→スタッフを選択→顔写真の右横にある「+」プラスマークをクリック→コンタクトメッセージに入力→「送信する」→返信がもらえればその人とつながりができます。初めての場合は、電話等で連絡していただくとより確実です。
 
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